מדיניות פרטיות

שילוב פלוס נועדה לאנשי ונשות חינוך ועשויה לשמור מידע רגיש על תלמידים. המדיניות מסבירה איזה מידע מעובד, לאילו מטרות, מי עשוי לקבל גישה ואילו אפשרויות עומדות לרשות המשתמשת.

מי מפעיל את השירות

השירות מופעל על ידי Yarin Malka (ירין מלכה) תחת השם המסחרי "שילוב פלוס", המשמש כבעל השליטה במידע (Data Controller) לגבי פרטי המשתמשות. לגבי מידע על תלמידים שהמשתמשת מזינה, המוסד או המשתמשת אחראים למידע ושילוב פלוס מעבדת אותו בשמם. הפניות בנושאי פרטיות, עיון במידע, תיקון, ייצוא או מחיקה מתקבלות בכתובת hello@shiluvplus.com, והיא גם הכתובת למשלוח הודעות בנוגע לשירות.

איזה מידע נשמר

• פרטי המשתמשת: שם, כתובת מייל, תפקיד, שנת לימודים פעילה, ותמונת פרופיל אם הועלתה.
• נתוני עבודה: ילדים, גנים ובתי ספר, מטרות, מפגשים, משימות, מערכת שעות, ועדות, תיעוד שיחות, יומן אירועים ויומן צוות.
• מספרי זהות של ילדים אינם נשמרים במערכת. במסמך התח״י להדפסה ולעריכה השדה נשאר ריק, וממלאים אותו ביד אם צריך.
• מסמכים וקבצים שהמשתמשת מעלה, וחתימות שנאספו דרך קישור חתימה.
• תשובות לשאלונים שהורים מילאו בקישור שנשלח אליהם.
• נתוני שימוש ואבחון תקלות הדרושים להפעלת השירות, אבטחתו ושיפורו.
• מאיזה ערוץ הגיעה משתמשת חדשה (למשל קבוצה או פוסט מסוים), אם נכנסה דרך קישור מסומן. המידע משמש רק כדי לדעת איפה כדאי לספר על השירות.
• משוב שהמשתמשת שולחת מתוך המערכת: תוכן ההודעה, הדף שבו נשלחה, סוג המכשיר והדפדפן, ופרטי תקלה או צילום מסך אם צורפו. המשוב נגיש לצוות שילוב פלוס בלבד, לצורך מענה ושיפור השירות.

למה המידע נדרש

• הפעלת תיקי תלמידים, תוכניות, מטרות, מפגשים, מסמכים, חתימות ושאלונים.
• מתן שירות, תמיכה, אבטחת החשבון, מניעת שימוש לרעה וטיפול בתקלות.
• שליחת תזכורות שהמשתמשת בחרה לקבל ומדידה בסיסית באתר רק לאחר אישור מתאים.

מידע על תלמידים ואחריות המוסד

המשתמשת והמוסד החינוכי אחראים לוודא שיש להם סמכות חוקית להזין ולעבד מידע על תלמידים, למסור הודעות נדרשות להורים ולצמצם את המידע לנדרש בלבד. שילוב פלוס מספקת כלי עבודה ואינה מחליפה את נהלי הרשות, המוסד או משרד החינוך. מומלץ למוסד להסדיר את השימוש בהסכם עיבוד מידע מתאים.

מי יכולה לראות את המידע

• כל משתמשת רואה את הנתונים המשויכים לחשבונה. ההפרדה נאכפת גם בהרשאות מסד הנתונים, ונבדקת באופן שוטף.
• קבצים נשמרים באחסון פרטי ונפתחים רק דרך קישור זמני שנוצר עבור המשתמשת עצמה.
• קישורי חתימה ושאלון פותחים רק את המסמך או השאלון הספציפי, לזמן מוגבל.
• חלקים מהתיק של ילד נגלים לאנשי צוות נוספים רק אם המשתמשת שיתפה אותם איתם בעצמה, לפי כתובת מייל, והם נכנסו עם הכתובת הזו אחרי שאימתו אותה. אפשר לשתף יומן אירועים, ו"תיק צוות" שכולל את המטרות וההתאמות מהתוכנית האישית ויומן עדכונים של אנשי המקצוע. אנשי הצוות רואים את שם הילד, הכיתה ובית הספר ואת מה ששותף בלבד. אבחנה, רקע ופרטי הורים לא משותפים. אפשר לשנות ולבטל שיתוף בכל רגע, ומה שאיש צוות הוסיף נשמר בתיק של המשתמשת ששיתפה.
• חומר ששיתפת במאגר החומרים מתפרסם באתר אחרי בדיקה, עם השם שבחרת להציג (או בלי שם). כתובת המייל שלך לא מוצגת.
• המידע אינו נמכר. ספקי תשתית עשויים לעבד מידע רק לצורך הפעלת השירות, אבטחתו ומתן התמיכה.

עוזרת ה-AI (מור)

כברירת מחדל, שאלה למור נשלחת בלי מידע על ילדים. המשתמשת בוחרת אם לצרף לשאלה את יום העבודה שלה (מערכת השעות ומשימות פתוחות) או ילד אחד (מטרות, מפגשים אחרונים ומשימות פתוחות), ויכולה לראות לפני השליחה בדיוק מה יישלח. אבחנה ורקע לא נשלחים. כאשר משתמשת מפעילה את מור, הנתונים שבחרה לצרף וקבצים שצורפו עשויים להישלח לעיבוד דרך תשתית הבינה המלאכותית של Lovable ולספק המודל (כיום OpenAI). הבקשה נשלחת עם הגדרה שלא לשמור את התשובה אצל ספק המודל. ספק המודל עשוי לשמור רישומים זמניים לצורך אבטחה ומניעת שימוש לרעה, לפי המדיניות שלו. מור מציעה בלבד ואינה שומרת פריט חדש במערכת בלי אישור מפורש של המשתמשת.

כדי לצמצם מידע מזהה, מור מקבלת שם פרטי בלבד של כל ילד/ה. שם המשפחה, מספר הזהות, תאריך הלידה, שמות ההורים ופרטי הקשר שלהם, וכן שמות המסגרות והערים, אינם נשלחים אליה. בטקסט חופשי שמוקלד לפני השליחה, שם מלא של ילד/ה מוחלף בשם הפרטי, שמות הורים שמופיעים בתיק מוחלפים במילה "ההורה", ומספרי טלפון, מספרי זהות וכתובות מייל מוסתרים. זו הגנה חלקית ולא אנונימיזציה: טקסט חופשי עדיין יכול לכלול פרטים מזהים אחרים, ולכן כדאי לא לכתוב אותם. קבצים שמצורפים לשיחה נשלחים עם התוכן שלהם כפי שהוא. שם הקובץ לא נשלח, ומתמונות מוסרים לפני השליחה נתוני מיקום ומכשיר. לפני צירוף הקובץ הראשון מוצג הסבר, ומומלץ לצרף מסמכים בלי שם מלא ומספר זהות.

הבסיס החוקי לעיבוד

• ביצוע ההתקשרות: הפעלת החשבון והשירות שביקשת.
• אינטרס לגיטימי: אבטחה, מניעת שימוש לרעה, תמיכה ושיפור השירות.
• הסכמה: עוגיות מדידה ותזכורות במייל, שאפשר לבטל בכל עת.
• חובה חוקית: שמירת רשומות ומענה לרשויות כשהדין מחייב.

ספקי שירות והעברת מידע

• ספקי תשתית, כל אחד רק עם המידע הנדרש לתפקידו: Lovable (אחסון האתר, בסיס הנתונים דרך Supabase, שליחת מיילים ושער הבינה המלאכותית), OpenAI (מודל הבינה המלאכותית של מור), Google (כניסה עם חשבון Google, ומדידה בדפים הציבוריים של האתר בלבד, עם עוגיות מדידה רק אחרי אישור), ו-Paddle (תשלומים, למי שבוחרת במנוי בתשלום).
• יועצים מקצועיים (משפטיים וחשבונאיים) לפי הצורך.
• רשויות מוסמכות כאשר הדין מחייב זאת.

מידע עשוי להיות מעובד מחוץ לישראל בהתאם למיקום תשתיות הספק ולדין החל, עם אמצעי הגנה מתאימים.

שמירה, גיבוי ומחיקה

• המידע מוגן באמצעים טכניים וארגוניים, לרבות הרשאות גישה והצפנה בתעבורה.
• נתונים פעילים נשמרים כל עוד החשבון פעיל או כל עוד הם דרושים למטרות השירות.
• אפשר למחוק רשומה או קובץ בכל רגע מתוך המערכת.
• בקשת מחיקת חשבון ניתנת לביטול במשך 7 ימים ולאחר מכן המידע הפעיל נמחק, כולל הקבצים והחומרים ששיתפת במאגר החומרים.
• עותקי גיבוי, ככל שקיימים, נמחקים לפי מחזורי הגיבוי של ספקי התשתית ולא משמשים לפעילות שוטפת.

הזכויות שלך

אפשר לעיין במידע, לתקן אותו, לייצא עותק או לבקש למחוק את החשבון דרך ההגדרות. הורה או תלמיד המבקשים לממש זכות ביחס למידע שהוזן בידי מוסד חינוכי יתבקשו לפנות תחילה למוסד. לפנייה נוספת: hello@shiluvplus.com.

אירוע אבטחה ושינויים במדיניות

במקרה של חשש לפגיעה במידע נפעל לצמצום הנזק, לבדיקה ולהודעה לגורמים הנדרשים לפי דין. שינוי מהותי במדיניות יוצג באתר, ותאריך העדכון בראש העמוד ישתנה בהתאם.