מידע למנהלות ולמפקחות

שילוב פלוס · מידע למנהלות ולמפקחות

שילוב פלוס היא מערכת עבודה לגננות ולמורות שילוב, למחנכות ולאנשי צוות שעובדים עם ילדים באופן אישי: תיק לכל ילד, מטרות, תיעוד מפגשים, תוכנית חינוכית יחידנית (תח״י), יומן אירועים וקשר עם הורים. המערכת בנויה כך שיישמר כמה שפחות מידע מזהה, ושכל אשת צוות תראה רק את מה ששייך לה.

מה נשמר, ומה לא

• אין שדה למספר זהות של ילד, ואין צורך להזין אותו. במסמך התח״י להדפסה ולעריכה השדה נשאר ריק, וממלאים אותו ביד. מסמך שמעלים נשמר כמו שהוא, ולכן כדאי להעלות מסמכים בלי מספר זהות.
• מספיק שם פרטי ואות ראשונה של שם המשפחה (למשל "נועם כ."). כך ממליצה המערכת כשמוסיפים ילד.
• נשמר מה שאשת הצוות כותבת לצורך עבודתה: מטרות, תיעוד מפגשים, תוכניות, אירועים, ופרטי קשר של הורים אם בחרה להוסיף אותם.
• מסמכים שמועלים נשמרים באחסון פרטי, ונפתחים רק בקישור זמני שנוצר עבור מי שהעלתה אותם.

מי רואה את המידע

• כל אשת צוות רואה רק את המידע שלה. ההפרדה נאכפת במסד הנתונים עצמו, לא רק במסך.
• שיתוף עם אנשי צוות נוספים (למשל מחנכת, קלינאית או מרפאה בעיסוק) קורה רק כשאשת הצוות בוחרת בכך, לפי כתובת מייל ועם אישור מפורש. משתפים רק חלק מהתיק: יומן אירועים, או המטרות וההתאמות מהתוכנית עם יומן הצוות. שדות האבחנה, הרקע ופרטי ההורים לא משותפים. מה שנכתב בטקסט חופשי ביומנים המשותפים משותף כפי שנכתב. אפשר לבטל שיתוף בכל רגע.
• הורים ממלאים שאלונים וחותמים דרך קישור אישי עם תוקף, שפותח רק את השאלון או המסמך הספציפי. לפני השליחה הם מאשרים במפורש את שמירת התשובות.
• המידע לא נמכר, ולא משמש לשיווק.

עוזרת ה-AI

שאלה כללית לעוזרת נשלחת בלי מידע על ילדים. כשאשת צוות בוחרת לצרף ילד או מבקשת עזרה בניסוח, העוזרת מקבלת את המידע שדרוש לבקשה (למשל מטרות ותיעוד), בלי אבחנה ורקע, ומבין הפרטים המזהים את השם הפרטי של הילד במקום השם המלא. שם משפחה, תאריך לידה ופרטי הורים לא נשלחים. בטקסט חופשי המערכת מחליפה שמות מלאים ושמות הורים שהיא מכירה, ומסתירה טלפונים, מספרי זהות ומיילים. זו הגנה חלקית ולא אנונימיזציה: טקסט חופשי עדיין יכול לכלול פרטים מזהים אחרים. הבקשה נשלחת עם הגדרה שלא לשמור את התשובה אצל ספק המודל, ושום הצעה לא נשמרת בלי אישור של אשת הצוות. קובץ שמצרפים לשיחה נשלח עם התוכן שלו כמו שהוא (בלי שם הקובץ, ומתמונות מוסרים נתוני מיקום ומכשיר), ולכן ממליצים לצרף מסמכים בלי שם מלא.

אבטחה, ייצוא ומחיקה

• התחברות אישית, הרשאות גישה במסד הנתונים והצפנה בתעבורה.
• אפשר לייצא את כל המידע של החשבון, ולמחוק רשומה או את החשבון כולו בכל רגע.
• מחיקת חשבון ניתנת לביטול במשך 7 ימים, ואחר כך המידע הפעיל נמחק. גיבויים נמחקים לפי מחזורי הגיבוי של ספקי התשתית.

האחריות של המוסד

לגבי מידע על תלמידים, שילוב פלוס מעבדת את המידע בשם אשת הצוות והמוסד, ורק כדי להפעיל עבורן את השירות. המוסד ואשת הצוות אחראים לוודא שיש סמכות להשתמש במידע ולמסור להורים את ההודעות הנדרשות. מוסד שרוצה להסדיר את השימוש בהסכם עיבוד מידע מוזמן לפנות אלינו.

פניות בנושאי פרטיות: hello@shiluvplus.com. המדיניות המלאה נמצאת בכתובת shiluvplus.com/privacy.